Arztpraxen: Digitalisierung nutzen, um Bürokratie-Bremse zu lösen

Steigende Betriebskosten und Fachkräftemangel in Arztpraxen erfordern effiziente Maßnahmen

Angesichts steigender Betriebskosten und des Fachkräftemangels streben Arztpraxen danach, Ressourcen effizient zu nutzen und ihr Zeitmanagement zu optimieren. Ärzt:innen haben hierzu schon längst das Potenzial erkannt, das in der Digitalisierung administrativer Prozesse steckt. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2022 nutzen dennoch viele deutsche Arztpraxen digitale Angebote nur zögerlich. Radner kennt die Ursachen für die Zurückhaltung: „Viele Ärzt:innen sind äußerst vorsichtig, wenn es um Patientendaten geht. Sie fühlen sich von bürokratischen Hürden bei der Digitalisierung überfordert und wollen keine Risiken eingehen. Gleichzeitig sehen sie eine Herausforderung darin, das Praxispersonal auf neuartige, oftmals komplexere digitale Systeme umzuschulen.“ Dabei kosten veraltete Administrationsprozesse die angestellten MFAs und ZFAs ganze 5 Stunden täglich. Um langfristig liquide zu bleiben und die medizinische Versorgung auf das nächste Level heben zu können, müssen Arztpraxen langwierige administrative Prozesse minimieren. Diesen Bedarf hat Radner erkannt und gemeinsam mit seinen 3 Mitgründern 2021 Nelly ins Leben gerufen. Das Startup digitalisiert die Patientenaufnahme, Dokumentabwicklung und Abrechnung und eliminiert so überschüssiges Papier aus der Arztpraxis. Als erster digitaler Factoring-Anbieter Deutschlands revolutioniert Nelly zudem das Forderungsmanagement für Praxisbetriebe und befreit sie von Zahlungsausfällen. „Unser Ziel ist es, eine Lösung anzubieten, die jedem Praxisalltag gerecht wird und die digitale Transformation vereinfacht“, fasst Radner zusammen.

Digital-Factoring-Pionier revolutioniert das Rechnungsmanagement für Arztpraxen

Durchschnittlich 100 Rechnungen versendet eine Arztpraxis im Monat. Praxen, die ihre Abrechnungen manuell verwalten und auf Papier verschicken, investieren somit viel Zeit und Geld in das Ausfüllen, den Versand und die Lagerung von Rechnungsdokumenten. Um dem medizinischen Personal diesen enormen Zeitaufwand zu ersparen, ermöglicht es Nelly als erster Anbieter in Deutschland, dass Arztrechnungen digital und DSGVO-konform versendet und direkt von den Patient:innen per Klick bezahlt werden können. „Unsere Zahlungslinks sparen Patient:innen und Personal viel Zeit, und leisten dabei noch einen Beitrag zur Reduzierung von CO2-Emissionen“, erklärt Radner und verweist auf die 10 Millionen Papierdokumente, die bereits digitalisiert wurden. „Der Versand ist das eine, die Nachverfolgung das andere“, bemerkt der Gründer außerdem. Denn Arztpraxen sind nicht nur für den postalischen Versand ihrer Rechnungen verantwortlich, sondern müssen auch die Zahlungseingänge überwachen und ggf. den Inkasso-Prozess einleiten. Das ist zeitintensiv und nervenaufreibend für das Praxispersonal und führt nicht selten zu Zahlungsausfällen. Dem Problem beugt Nelly vor, indem das Startup nicht nur den digitalen Rechnungsversand, sondern auch Factoring aus einer Hand anbietet. Als erster digitaler Factoring-Anbieter in der DACH-Region kauft Nelly dabei Arztpraxen die Forderungen an ihre Patient:innen ab und zahlt den Rechnungsbetrag sofort aus. Praxismanager müssen sich so nicht mehr selbst um die Eintreibung der Rechnungen kümmern, womit dem medizinischen Personal viel Zeit und manueller Aufwand erspart wird. Vor allem Arztpraxen mit hohem Selbstzahler-Anteil können sich so wieder der medizinischen Expertise widmen, anstatt Rechnungen nachzuverfolgen. „Einige Arztpraxen möchten ihren Verwaltungsaufwand minimieren, ohne ihr bestehendes Praxismanagement wesentlich zu ändern. Sie bevorzugen beispielsweise weiterhin papierbasierte Rechnungen. Diesen Wunsch respektieren wir und bieten daher neben dem Factoring auch flexible Abrechnungslösungen an“, ergänzt Radner. Arztpraxen können demnach je nach Bedarf Kartenlesegeräte, Zahlungslinks, den digitalen oder postalischen Rechnungsversand sowie den Prozess der Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Anspruch nehmen. So soll keine Arztpraxis bei der digitalen Transformation abgehängt werden.

Nelly überwindet bürokratische Hürden durch nahtlose Software-Integration

Eine aktuelle Untersuchung des Deutschen Innovationsinstituts für Nachhaltigkeit und Digitalisierung sowie Bayer Vital zeigt, dass Ärzt:innen bereits das Potenzial der digitalen Transformation für ihren Praxisbetrieb erkannt haben. Auch Radner bestätigt: „Grundsätzlich sehen wir eine sehr positive Bereitschaft deutscher Arztpraxen zur Digitalisierung. Auch papierbasierte, traditionell operierende Praxen erkennen schnell den Mehrwert für den Praxisalltag, aber wissen nicht, ob sie die Umstellung bewältigen. Daher war es unser oberstes Anliegen, dass sich unsere Software nahtlos in bestehende Praxisverwaltungssysteme integrieren lässt.“ Umfragen zufolge betrachten Arztpraxen nämlich vor allem bürokratische Anforderungen als Hürde bei der digitalen Transformation: So legen sie bei der Digitalisierung sensibler Kundendaten besonderen Wert auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Viele Ärzt:innen haben zudem Bedenken hinsichtlich der gesetzlichen Vorschriften im Gesundheitswesen. „Unser Inhouse Legal Team bietet daher transparente Aufklärung bei rechtlichen Fragen. Viele Themen werden auch auf unserem Blog behandelt“, erklärt hierzu der Gründer. Nelly arbeitet DSGVO-konform und ist TÜV-geprüft. Alle Patientendaten werden dabei verschlüsselt und nur auf deutschen Servern gespeichert. Die medizinische Expertise findet sich auch bei den Mitarbeitenden des Startups wieder. Ein Großteil des Nelly-Teams besteht aus ehemaligen MFAs oder ZFAs, die die Herausforderungen des Arbeitsalltags aus erster Hand kennen. Dieses Expertenwissen teilt der Nelly-Kundenservice mit dem Praxispersonal und steht Nutzern bei Fragen unterstützend zur Seite.

Vorteile von Nelly in onkologischen Praxen

Patient:innen der Onkologie stehen oft vor der Herausforderung, ihre Daten mit verschiedenen Praxen teilen zu müssen. Diese zusätzliche Belastung kann den ohnehin hohen psychologischen Druck auf Krebspatient:innen weiter verschärfen. Das medizinische Personal in onkologischen Praxen trägt damit eine besondere Verantwortung dafür, den Stress des Arztbesuches für die Patient:innen weitestgehend zu minimieren. Gleichzeitig sind die MFAs aber enormen bürokratischen Aufwand ausgesetzt. Das Zusammenspiel aus gestressten Patient:innen und einem überlasteten medizinischen Personal kann zu einer unangenehmen Dynamik führen und sich negativ auf den Patientenbesuch auswirken. Nelly erleichtert durch die benutzerfreundliche Patientenplattform die Besuchererfahrung, indem Krebspatient:innen ihre Daten im Voraus bequem von zu Hause aus ausfüllen können. Alternativ ermöglicht Nellys Autofill-Funktion in der Praxis ein schnelles Ausfüllen ohne wiederholtes Eingeben von Adresse, Geburtsdatum und weiteren Daten. Die Anamnesebögen können zudem mit spezifischen Fragen und Logiken angepasst werden, was insbesondere im onkologischen Bereich von großem Vorteil ist. Krebspatient:innen können unkompliziert Vorbefunde, MRT-Bilder und Röntgenbilder hochladen und so dem behandelnden Arzt direkt zur Verfügung stellen – alles in einem Vorgang. Gleichzeitig profitiert das Praxispersonal von der Anwendung, indem beispielsweise keine Zeit beim Entziffern von Handschriften vergeudet wird. Auch die automatisierte, digitale Datenerfassung bringt viel Zeitersparnis. So kann das Personal sich ganz der Betreuung und der direkten Kommunikation mit den Patient:innen widmen. Zugleich haben die Ärzt:innen im Behandlungszimmer sofortigen Zugriff auf die Patientendaten und die vollständige Historie, sodass auf individuelle Bedürfnisse eingegangen werden kann. Dieser ganzheitliche Ansatz ist besonders für Onkolog:innen von Nutzen, da Patient:innen hier oft länger als in anderen medizinischen Fachbereichen in Behandlung bleiben. Darüber hinaus erinnert Nelly Patient:innen bei wiederholter Anmeldung mittels QR-Codes daran, ihre Anamnese nach einem bestimmten Zeitraum, etwa nach 12 Monaten, erneut auszufüllen. Der Zeitraum lässt sich dabei individuell an die Anforderungen der Praxis anpassen. So wird vermieden, dass wesentliche Änderungen im Gesundheitszustand der Patient:innen übersehen werden. Auch in Kliniken hat die Lösung bereits ihren Nutzen unter Beweis gestellt, wie die umfassende Anwendung in den Universitätskliniken Köln und Heidelberg zeigt.

5 Stunden tägliche Zeitersparnis für das Praxispersonal

Neben bürokratischen Hürden kann auch die technische Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen herausfordernd sein. Daher hat Nelly besonderen Wert auf die intuitive Handhabung der Plattform gelegt. So sollen auch Arztpraxen, die seit Jahrzehnten mit ihrem System arbeiten, den digitalen Wandel einfach bewältigen können. Zusätzlich zur nahtlosen Integration ist die Nutzererfahrung von Nelly dabei so gestaltet, dass keine Fortbildung des Personals notwendig ist. „Dadurch arbeiten erfahrungsgemäß sowohl jüngere, digital affine, als auch ältere MFAs sehr gerne mit Nelly“, erklärt Radner. Dem Praxispersonal bleiben auf diese Weise 5 Stunden pro Tag erspart, die sonst in administrative Aufgaben fließen. So kombiniert Nelly ein agiles Startup-Mindset mit hohen Datenschutzstandards und fachlicher Expertise, um den Beruf wieder attraktiver zu machen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Nelly bietet den Arztpraxen nicht nur eine smarte digitale Software-Lösung, sondern steht ihnen auch als vertrauensvoller Partner auf dem Weg der digitalen Transformation zur Seite.
 

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Über Nelly Solutions

Nelly Solutions revolutioniert die Praxiserfahrung durch die Digitalisierung administrativer Prozesse in Arztpraxen. Gegründet 2021 von Niklas Radner, Lukas Eicher, Rasmus Schults und Laurids Seibel, zielt das Berliner Startup darauf ab, den Verwaltungsaufwand für Ärzt:innen, medizinisches Personal und Patient:innen zu minimieren. Als erster digitaler Factoring-Anbieter für den DACH-Raum bietet Nelly eine ganzheitliche Lösung, die nicht nur die Digitalisierung von Patientendaten ermöglicht, sondern auch das Forderungsmanagement für Arztpraxen revolutioniert. Die Plattform bietet einen umfassenden, DSGVO-konformen digitalen Prozess an, der von der Patientenaufnahme bis zur Bezahlung per Klick reicht. Die einfache Integration in bestehende Praxisverwaltungssoftware und die benutzerfreundliche Bedienung ermöglichen es Patient:innen, alles sicher und zeitsparend über das Smartphone abzuwickeln. 10 Millionen Papierdokumente hat Nelly bereits digitalisiert und dabei über eine Million Patient:innen digital erfasst. Dabei werden pro Patient:in durchschnittlich 2 Minuten Arbeitszeit gespart, was ganzen 30.000 gesparten Stunden Arbeit im Gesundheitswesen entspricht. Mehr Informationen auf https://www.getnelly.de/